La recopilación de hechos y reflexiones que se desarrollan a continuación, tuvieron como impulso inicial la elaboración de una reseña del libro conmemorativo editado por la Biblioteca Nacional del Perú (BNP) “Imaginario y Memoria: 200 años de la Biblioteca Nacional del Perú” (BNP, 2021).
En la revisión del libro conmemorativo se encuentran afirmaciones cuestionables que expresan la “versión oficial”, pero llama poderosamente la atención la ausencia de un aspecto tan importante como el de las tecnologías de la información. No encontramos en el recuento de las últimas décadas mención a la automatización de procesos bibliotecarios en la BNP.
¿Cómo se asigna importancia a los temas inherentes a la historia reciente de la BNP? A los bibliotecólogos nos importa, al igual que a los historiadores y literatos, el tema de defensa y resguardo del patrimonio documental, pero sabemos bien que, por ejemplo, no se pueden realizar inventarios confiables sin eficientes sistemas automatizados de gestión bibliotecaria.
¿Por qué es importante estudiar la experiencia de automatización de la BNP?
Nuestra actual dependencia de la tecnología es indiscutible y los servicios de la biblioteca se miden en proporción a la respuesta del sistema automatizado. Si el sistema automatizado no funciona se afecta el núcleo de las operaciones del sistema bibliotecario.
Un poco de teoría. Para entender la estructura de una organización se debe identificar el núcleo de sus operaciones. De acuerdo a Mintzberg (2012) el núcleo de operaciones abarca a aquellos miembros que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de productos y servicios, en cuatro funciones principales:
La automatización de procesos en las bibliotecas ha reducido tiempo y costos, ampliado las opciones para una mejor selección y adquisición de documentos; ha aumentado la productividad en el procesamiento técnico de la información y generado nuevos productos y servicios de información, sin olvidar el importante acceso remoto a los servicios de información.
1. La experiencia de automatización de procesos en la BNP
Para revisar la automatización de procesos en la BNP es necesario precisar que como institución, orgánicamente, no ha sido siempre la misma, ha pasado por cambios en su estructura organizacional y cambios en el entorno que han repercutido en su proceso de automatización.
Temprano, en términos de automatización de bibliotecas en el Perú, la BNP, en 1968, registra acciones pioneras en proyectos de automatización, con ayuda de la empresa privada (IBM) y organismos internacionales (OEA).
Desde fines de la década de 1970 y toda la década de los 80, la crisis económica afecta a la BNP en sus iniciativas de automatización, ante lo cual debieron recurrir a organismos internacionales como la OEA para financiar proyectos en la red de bibliotecas públicas y bibliografía nacional.
La biblioteca se ve afectada por la reducción del gasto público que se traduce en obsolescencia de equipos y software bibliotecario. A fines de los 80 la empresa IBM dona equipos valorizados en un millón de dólares para automatizar los procesos de la BNP.
Durante la década de 1990 se producen reformas estructurales que implican el cambio de modelo económico, la privatización de empresas públicas y los cambios sociales. Se pone en evidencia la crisis de los modelos organizacionales, que obligan a replantear las formas de hacer basadas en tecnologías de información y automatización de procesos.
En los 90, como la mayoría de bibliotecas pobres, la BNP desarrolla iniciativas de automatización basado en el software MicroIsis. Sin plan, sin orden, sin normalización, cada área crea su propia base de datos, sin coordinación, originando posteriores dificultades en los procesos de migración de datos a sistemas comerciales.
En el año 2000, cuando la mayoría de bibliotecas grandes e importantes en el mundo habían desarrollado y compartido experiencias sobre los procesos de automatización, la BNP adquiere el software comercial español SABINI. Los problemas en su implementación, la imposibilidad de migración de todas las bases de datos en MicroIsis y la denuncia por parte de la empresa DBI de la violación del código fuente del sistema, constituyen la experiencia de la BNP con SABINI.
La BNP, nuevamente, contra la experiencia de otras bibliotecas, decidió apostar por el desarrollo de un sistema bibliotecario propio basado en software libre, experiencia desarrollada entre agosto del 2007 y marzo del 2008. Fracasó.
La licitación pública N° 0001-2008-BNP para adquisición de software bibliotecario concluyó con la adquisición de AbsysNet, que, de acuerdo a las bases de la licitación, tenía plazo de implementación julio del 2009. Un año después, la BNP decide rescindir el contrato por módulos del sistema incompletos y módulos sin instalar.
Varios años después, un proceso arbitral decide que el contrato sigue vigente y que la BNP debe pagar al consorcio proveedor de AbsysNet.
En la práctica, la BNP ha mostrado problemas con los criterios de selección y adquisición de sistemas integrados de gestión bibliotecaria. Por los menos entre los años 2005, en que el software SABINI empieza a mostrar problemas y el año 2014 en que el software AbsysNet se implementa, las distintas áreas funcionales de la BNP seguían trabajando sin un software integrado de gestión bibliotecaria.
2. Una serie de eventos desafortunados
2.1 El periodo CDS/ISIS
La familia de aplicaciones CDS/ISIS: MicroIsis, WinIsis y wwwIsis/wxis, fueron los programas preferidos para el desarrollo de bases de datos bibliográficas en las bibliotecas de América Latina, Asia y África, debido el reducido presupuesto de la mayoría de bibliotecas de los países en vías de desarrollo que dificulta la compra de programas comerciales para bibliotecas (Vílchez y Nakamura, 2008)
En el caso de la BNP, la referencia más temprana, corresponde al año 1991, cuando la BNP obtiene una copia del software ISIS para VM/CMS. La biblioteca central de la Pontificia Universidad Católica del Perú iniciaba entonces el mismo recorrido en el proceso de automatización y solicita una copia del software a la BNP, pero la copia solicitada tenía muchas fallas que la hacían casi inservible. (Sifuentes, 2006, p. 13).
Alrededor de 1997, el servicio en la sala OPAC, brindaba acceso a dos bases de datos desarrolladas en el software MicroIsis. Una de las bases de datos, denominada “BNPP”, contenía registros de la colección peruana; la otra base de datos, denominada “BNPE”, contenía registros de la colección extranjera. Se albergaba alrededor de 20,000 registros (Alvarado, 2010).
Con la disponibilidad de computadoras personales, en la BNP se imponen las iniciativas individuales de creación de bases de datos. Una base de datos en cada escritorio, sin normalización, sin coordinación y orientación, evidencia la ausencia de un plan integral de automatización para la institución y desconocimientos de los directivos de la institución en procesos de automatización de bibliotecas.
El periodo MicroIsis se extiende más allá del 2011, interactuando con los sistemas comerciales adquiridos por la BNP.
2.2 Los sistemas integrados de gestión bibliotecaria en la BNP
2.2.1 SABINI
El año 2000 la BNP adquirió las licencias para el uso del software SABINI a la empresa DBI S.A., Se trató de un sistema integrado de gestión bibliotecaria, el mismo que, según denuncia de DBI de marzo del 2008, “manos extrañas” habrían manipulado el sistema con el fin de integrar los registros bibliográficos generados en diversos proyectos de conversión retrospectiva existentes en diversas áreas de la BNP, originando “un deterioro en su estructura y la consecuente pérdida de información” (López de Sosoaga, 2008).
Desde abril del 2005 se detectaron graves deficiencias en la consulta de los catálogos y la edición de la Bibliografía Peruana, poniendo en evidencia que el proceso de automatización de la BNP atravesaba serias complicaciones. Muchas de las áreas de la BNP mantenían bases de datos en computadoras personales, con diversos softwares que requerían trabajo de “conversión”. Los trabajadores expresaban su necesidad de controlar la información generada en su unidad ante un sistema que no ponía en funcionamiento todos los módulos del sistema.
En el 2005 se planteó la reorganización del Centro Bibliográfico Nacional, previo análisis situacional de fortalezas y debilidades. Entre las debilidades se consignaba: “La base de datos presenta serios problemas en la búsqueda y recuperación de la información generando pérdida de tiempo al usuario y al procesador en la localización oportuna de la información” (BNP, CBN, 2005).
Los problemas de software atraviesan todas las áreas funcionales, pero especialmente a las encargadas del procesamiento técnico de las colecciones; prestemos atención al informe del año 2012 de la Dirección Ejecutiva de Proyectos Especiales (DEPE) sobre lo ocurrido el 2011:
La imposibilidad de ingreso de ejemplares en SABINI ha producido que existan en DEPE ejemplares de material de compra de los años 2009, 2010 y 2011, los cuales se encuentran almacenados en los estantes de la DEPE, lo cual genera falta de espacio para colocar material nuevo… Aún falta recepcionar aproximadamente 80 cajas de material bibliográfico de compra 2011 procedente de la Dirección Ejecutiva de Depósito Legal, ISBN y Adquisiciones”.
BNP, ODT, 2012, p. 29-30.
2.2.2 El experimento de software libre
Entre agosto del 2007 y marzo del 2008 se desarrolló en la BNP una experiencia de implementación de software libre al que se denominó “SIBBNAP – Sistema de Información Bibliotecario de la Biblioteca Nacional del Perú”. El software no tuvo una versión final, se realizaron entrevistas de trabajo a los encargados de las diversas áreas de la biblioteca para ajustar la propuesta por parte de los informáticos de la empresa Ginnet, encargados de desarrollar el software libre de gestión bibliotecaria para la BNP, donde quedó evidenciado que no poseían los conocimientos ni la experiencia necesaria para concluir una propuesta que resultara satisfactoria a los requerimientos planteados.
A inicios del 2008 se abandonó el intento de implementar un software propio o software libre, cuyo intento de implementación, sumado a otros factores, generó la protesta del Colegio de Bibliotecólogos del Perú (CBP, 2008) que lo calificó como un error de gestión.
2.2.3 Licitación pública de compra AbsysNet
La BNP convocó la licitación pública N° 0001-2008-BNP para adquisición de software bibliotecario, donde se establecen como requerimientos bibliotecológicos: “garantizar la eficiente migración de los registros bibliográficos del actual sistema al nuevo sistema por adquirir”.
El sistema en uso entonces era el software SABINI, del cual se precisa:
408,783 registros bibliográficos almacenados actualmente en la base de datos, de los cuales existe aproximadamente un 30% de registros entre dañados e incompletos… Se sabe que los ejemplares y las autoridades se vienen superponiendo unos con otros por lo mismo que sistema SABINI se encuentra dañado… La institución cuenta parcialmente con los ficheros de migración del sistema SABINI».
BNP, 2008, p. 12-13.
Concluido el proceso de licitación, en enero del 2009, mediante comunicado de prensa, la BNP anunció la adquisición del Sistema Integrado de Gestión Bibliotecaria AbsysNet de la empresa española Baratz, cuya implementación, en sus diferentes etapas, incluía la recuperación de la base de datos, configuración del soporte y capacitación del personal, debería estar en plena operatividad en julio del 2009 (BNP, OIIEC, 2009).
Ramón Mujica consigna en la memoria institucional de la BNP 2010-2016: “Es decir, al empezar mi gestión, no se contaba con un inventario físico de los fondos antiguos y valiosos. Para colmo, el sistema automatizado había colapsado a todo nivel y los catálogos parciales impresos o en línea no reflejaban las existencias.” (BNP, 2016, p. 19).
En mayo del 2010, la BNP decide dejar sin efecto el contrato firmado en diciembre del 2008 con AbsysNet. Se constató que el software no se encontraba 100% operativo, algunos módulos del sistema no se habían implementado y otros se encontraban inconclusos: OPAC, catalogación, publicaciones seriadas, control de autoridades y migración.
La reacción del consorcio proveedor de AbsysNet fue generar una solicitud de Proceso arbitral Ad-Hoc seguido por Consorcio Executive Planning System del Perú S.A.C. Baratz Panama S.A.C. y la Biblioteca Nacional del Perú, que concluyó en febrero del 2012 con fallo en contra de la demandada BNP.
¿Qué ocurrió entre los años 2008 y 2012 con los procesos automatizados en la BNP?
En los comentarios de la meta 009: “Ejecutar el Control Bibliográfico Nacional y Facilitar el Acceso a la Información”, del POI 2011, se encuentran la siguiente información relevante para entender la dimensión de lo ocurrido:
• No se puede realizar control de autoridades de materia y geográficos
• Colecciones acumuladas de gestiones anteriores ingresadas a SABINI que no pueden ser manipuladas hasta resolver el problema de los registros dañados.
• El OPAC contiene información de los registros hasta el año 2008, fecha que se dejó de ingresar y procesar en SABINI.
• La manipulación de la data en SABINI se debe a los proyectos de catalogación retrospectiva desarrollados en los años 2004-2006 por las empresas SLIN y TSD.
• Fallas en procedimiento de back up, la data ingresada a SABINI del 2000 al 2008 no ha podido ser recuperada en formato ISO o MRC que permita su migración a otro sistema de gestión bibliotecaria
• Mientras no se define el problema de contar con un sistema integrado de gestión bibliotecaria se trabaja con una base de datos MARC en Winisis. (BNP, ODT, 2012, p. 25)
Mientras de forma interna se registraban los problemas existentes con los sistemas integrados de gestión bibliotecaria, las autoridades de la BNP declaraban en los medios masivos de comunicación a inicios del 2012: “… este año vamos a dar el gran salto tecnológico. Para empezar estamos implementando un sistema digital de bibliotecas, el Apsisnet (sic) con nueve módulos distintos que van a mejorar muchísimo el servicio a los usuarios” (Planas, 2012).
En febrero del 2012, conocido el laudo arbitral que concede la razón al consorcio proveedor del sistema AbsysNet, mediante comunicado de prensa, se anunciaba la capacitación del personal de la Biblioteca en el sistema AbsysNet, anunciando su próxima implementación (BNP, OIIEC, 2012).
3. Problemas en la toma de decisiones y acciones de impacto
En tiempos recientes, las crisis políticas que generaron cambios en los gobiernos de turno, motivaron a su vez sucesivos cambios en la Dirección de la BNP que han dificultado la toma de decisiones para la solución de problemas.
Periódicamente, las nuevas administraciones de la BNP tratan de mostrar “novedades” de su gestión, como es el caso de los “relanzamientos” de la biblioteca virtual y de bases de datos para el registro de bibliotecas afiliadas al sistema nacional de bibliotecas, expresiones que se enmarcan en lo que se conoce como la cultura de lo inmediato y la cultura del espectáculo.
Fuentes: La República 29 de agosto de 2003. / Díaz, 2013 / BNP, OIIEC, 2017.
Elaboración: Propia.
Según la BNP (BNP, SNB, 2009) entre los años 2005 y 2007, el Sistema Nacional de Bibliotecas desarrolló el Catálogo Unido Automatizado del SNB, reuniendo alrededor de 200,000 registros de las bibliotecas municipales, tanto provinciales como distritales del país, registros que podían ser consultados en línea a través del portal web.
A modo de conclusión
La BNP nunca tuvo un plan estratégico de implementación de tecnologías de información con visión integradora, tanto para la gestión documental corporativa como para la interoperabilidad e integración de los diversos sistemas informáticos que operan en la BNP con el sistema integrado de gestión bibliotecaria; sin olvidar los servicios de información pública, las tecnologías de acceso, catálogo en línea, portales y comunidades virtuales; enmarcado en las normas de gobierno abierto.
La inestabilidad política e institucional limita la ejecución de planes de largo plazo, las iniciativas coyunturales y efectistas, propias del desconocimiento y la improvisación, atentan contra la formación de una institución sólida, técnica y eficiente.
El modelo organizacional de la BNP es burocrático, engorroso, lento, supeditado a la existencia de una norma legal, leyes, reglamentos, resoluciones directorales, informes de instancias superiores y controles de auditorías, todo lo contrario a lo recomendado en los procesos de innovación tecnológica.
Mientras los cambios en materia de tecnologías de información en la sociedad son rápidos y constantes, la BNP llega tarde a los cambios, pero menciona, cada vez que puede, que tiene una Ley que la nombra ente rector del Sistema Nacional de Bibliotecas.
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Cronología de la introducción de los procesos automatizados en la BNP
1968. Octubre
Listado IBM. La Oficina Nacional de Bibliotecas Públicas (ONBP) de la BNP implementa el llamado “Listado IBM”. 6000 registros en cintas perforadas gracias al servicio IBM del Ministerio de Educación, primer listado de obras contenidas en el catálogo unido de la (ONBP). (BNP, 1972, p. 56)
1970
Listado de epígrafes elaborado por Antonieta Ballón en base a la colección de la Biblioteca Piloto del Callao desde el año 1962. (BNP, 1972, p. 57)
1979
Un grupo de alumnos de la Escuela Nacional de Bibliotecarios dirigidos por Marta Bryce, delinea los primeros pasos para la planificación del Sistema Mecanizado de información para Bibliotecas Públicas. (Gaceta bibliotecaria N° 30)
1980
Las bibliotecarias, Ada Rengifo y Antonieta Arecco, compilan un Sistema terminológico para constituir el archivo temático del Sistema con aproximadamente 10,000 registros. (Gaceta bibliotecaria N°30, p. 2-3)
1984. Octubre
Inicia Plan de Operaciones del Proyecto con OEA “Sistema Mecanizado de Información para Red de Bibliotecas Públicas”. Se imprime, con apoyo del Centro de Cómputo de la Municipalidad de Lima, el primer directorio de Bibliotecas Públicas del país. Luego se solicita apoyo a CEPIS para publicar el Listado de “Términos para uso de las Bibliotecas Públicas”. (BNP, 1987)
1985. Junio
Donación de la OEA de 1 Microcomputadora PC-XT-IBM a la Dirección de Bibliotecas Públicas, para el proyecto “Sistema Mecanizado de Información para la Red de Bibliotecas Públicas”. Con la colaboración de Marta Bryce de Flores y el programador Oscar Berrocal, se reelaboran: “Directorio de Bibliotecas Públicas”, “Ubicación Geográfica de las Bibliotecas Públicas” “Relación de los capacitados”. (BNP, 1987)
1985
La Dirección de Bibliotecas Públicas de la BNP con el apoyo de CEPIS, utilizando un computador con sistema Wang 2200 y software DBase II, elabora un Tesauro y directorio de bibliotecas públicas. (Bryce, 1986)
1986
Proyecto OEA-Sistema Bibliográfico Nacional. Donación de la OEA 1 Microcomputadora PC-AT-IBM a la Dirección de Bibliografía Nacional para “Automatización de la Bibliografía Peruana”. Se crea la base de datos BIBNA. (BNP, 1990)
1989. Febrero
Por gestión de Juan Mejía Baca, IBM anuncia la donación de 1 millón de dólares en equipos para automatizar la Biblioteca Nacional. (Las hadas cibernéticas, 1989)
1991. Julio
José Tamayo anuncia implementación de sistema de computación donado por IBM. (Biblioteca Nacional inauguró…, 1991)
1991
BNP obtiene copia de software ISIS para VM/CMS.
1991
BNP publica “Formato MARC para la descripción bibliográfica de publicaciones periódicas (Versión preliminar).
1994
Automatización de fondos bibliográficos abarcando solo los nuevos ingresos.
1997. Julio
Centralización de bases de datos. Servicio de red automatizada de procesos técnicos. Base de datos disponible por el usuario en 10 computadoras Pentium enlazadas en red. Puesta en servicio de 10 computadoras con acceso a internet, el servicio es con costo. (Cabinas con acceso a internet, 1 agosto 1997)
1998. Marzo
La bibliotecaria Olga Espejo, becaria Fullbright, elaboró la primera versión de la página web de la Biblioteca Nacional. (Moreno, 1998)
2000
BNP digitaliza libros para el proyecto Biblioteca Virtual Miguel de Cervantes.
2000
BNP adquiere software SABINI a empresa DBI.
2003. Agosto 28
Lanzamiento de Biblioteca Virtual de la Biblioteca Nacional. (Biblioteca Nacional Virtual, La República 29 de agosto de 2003).
2004
BNP participa del proyecto Biblioteca Digital Andina.
2005. Julio
SNB. Primer taller en catalogación automatizada para los responsables de las Bibliotecas Municipales de Provincias capitales de departamento.
2005. Septiembre
SBN. Segundo taller en catalogación automatizada y gestión bibliotecaria para responsables de las Bibliotecas Municipales de Lima y Callao. Capacitación en marcado, exportación e importación de registros bibliográficos para conversión a formato Marc para catálogo unido automatizado. (BNP, SNB, 2005)
2006
Se crea el Catálogo unido automatizado de bibliotecas del Sistema Nacional de Bibliotecas. Resolución Directoral Nacional N° 153-2006 BNP. (BNP, 2006)
2008. Noviembre
Licitación pública Nº 0001-2008-BNP Adquisición de software bibliotecario. Primera Convocatoria. (BNP, 2008)
2008. Diciembre 29
Firma de contrato entre la BNP y el Consorcio Executive Planning System del Perú SAC y Baratz Panama por la adquisición del software Sistema integrado de gestión bibliotecaria Absys versión AbsysNet (entorno 100% web) para 100 usuarios concurrentes y 10 sucursales.
2010. Mayo
La BNP decide resolver el contrato con el consorcio por la adquisición de AbsysNet. Res. Directoral 034-2010-BNP/OA
2010
Digitalización de material de audio y video. (Díaz, 2013)
2011
Biblioteca virtual de la BNP. (Díaz, 2013)
2012. Febrero
Laudo arbitral en el proceso arbitral seguido por Consorcio Executive Planning System del Perú SAC y Baratz Panama contra la BNP, declarando la plena vigencia del contrato.
2015
Se implementa software Proactivanet, para seguimiento y control de incidencias, problemas y requerimiento de las áreas de la BNP respecto a sistemas informáticos. (BNP, Memoria 2010-2016)
2016. Marzo
Directiva Digitalización y difusión del patrimonio documental bibliográfico de la Biblioteca Nacional del Perú. (Directiva N° 005-206-BNP aprobada por RDN N° 032-2016-BNP)
2017. Marzo 7
Presentación de la plataforma tecnológica de la Biblioteca Digital, con más de 1 300,000 imágenes digitalizadas pertenecientes a 65,000 documentos. (BNP, 2017)
2018. Abril 23
BNP y Movistar presentan “BNP Digital” la primera biblioteca digital del Perú.
2020. Agosto 1
Lanzamiento de plataforma “Biblioteca Pública Digital” para acceder a miles de títulos contemporáneos en préstamo.
2020. Agosto 6
Lanzamiento del Portal del Sesquicentenario de la Independencia del Perú. Contiene documentos digitalizados que publicó la Comisión Nacional del Sesquicentenario de la Independencia del Perú (CNSIP) del año 1969.
2020. Noviembre 26
Lanzamiento web del Portal del Sistema Nacional de Bibliotecas. Incluye: Registro Nacional de bibliotecas. Centro de recursos para la gestión bibliotecaria. Herramientas y planos.
2020
Implementación del protocolo Z39.50 (BNP, Memoria 2020, p 123).
2021. Marzo 18
Sitio de la BNP en Google Arts & Culture.
Referencias
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• Biblioteca Nacional del Perú. (1987). Memoria del Director General 1984-1986. En: Fénix 32-33, p 5-62
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• Laudo arbitral. (2012, febrero 1). Resolución N° 20. Proceso arbitral Ad-Hoc seguido por Consorcio Executive Planning System del Perú SAC y Baratz Panama y Biblioteca Nacional. Lima.
• López de Sosoaga, C. (2008) Comunicado de DBI S.A. sobre la BNP.
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Licenciado en Bibliotecología por la Universidad Nacional Mayor de San Marcos - UNMSM.
